Komunikacja, to wymiana informacji między dwoma, albo większą ilością osób, użytkowników, albo urządzeń. Rozwojowi technologicznemu towarzyszą nietuzinkowe rozwiązania, takie jak połączenie możliwości komunikacji człowieka i maszyny, a raczej wykorzystanie jej na usprawnienie tradycyjnej komunikacji. Warto tu zaznaczyć, że nic nie zastąpi człowieka, a komunikacja z maszynami na poziomie logicznym, jest możliwa wyłącznie po napisaniu przez innego człowieka stosowanego programu. Taki program poddawany jest testom, w celu sprawdzenia jego poprawności i ewentualnych błędów. Jeśli chodzi o obsługę biura i komunikację z zainteresowanymi użytkownikami danych towarów, usług, czy produktów, można ją usprawnić stosują komputery, faksy i inne nowoczesne urządzenia.

 

Sekretarka w firmie

W większości firm, pracują osoby na stanowisku sekretarki, a zajmują się one obsługą biura oraz przychodzących osób, zainteresowanych zakupami, czy nawiązaniem umów oraz długotrwałej współpracy. Przygotowują one dokumentacje, a także organizują pracę swojego szefa, tak aby mógł on podzielić sprawy ważne i mniej ważna, a dzięki temu dobrze zarządzać swoim czasem. Odbiera także ona całą masę telefonów i udziela informacji, przekazując połączenia do swojego szefa, jeśli sytuacja tego wymaga, bo ma zapaść decyzja, albo negocjacje cenowe są prowadzone na szczeblu najwyższym.

 

Odciążenie od powtarzalnych zadań

Z tego względu, że niektóre informacje się powtarzają, a także przekazywanie połączeń między działami w firmie można już zautomatyzować, stosuje się tak zwany system IVR jego nazwa jest skrótem od Interactive Voice Response, co oznacza interaktywną komunikację głosową z użytkownikiem. Nagrywa się serię komunikatów powtarzalnych, a do nich przypisuje określone działania, takie jak łączenie z numerem wewnętrznym firmy, dzwoniący sam wykonuje określone instrukcję, dzięki którym może dokonywać wyboru na przykład zakresu zagadnienia, albo języka obsługi głosowej. To bardzo ułatwia pracę wszystkim, a także organiczna ryzyko pomyłki do minimum. Zwiększa też jakość usług informacyjnych, bo komunikaty nagrane raz, są zawsze tej samej jakości, a żywy człowiek może mieć różne poziomy zaangażowania w zależności od nastroju, a także popełnić błędy w przypadku nazw, symboli oraz innych, zmiennych informacji.